ALGEMENE VOORWAARDEN
1. Inschrijvingen
1.1 Inschrijven voor één of meerdere kampen gebeurt via mail. Je ontvangt daarna een uitnodiging tot overschrijving per mail. Betaling dient te gebeuren binnen 14 werkdagen na de inschrijving. Wanneer de betaling niet tijdig gebeurt, wordt de inschrijving geannuleerd.
1.3 Spreiding of uitstel van betaling kan worden aangevraagd via info@onderdeeiken.be
1.4 Elke inschrijving moet betaald zijn voor de start van de activiteit.
1.5 Een inschrijving omvat hetgeen bij de desbetreffende activiteit omschreven staat (kosten, materiaal, accommodatie, begeleiding, verzekering, drank en tussendoortjes.) Een lunchpakket wordt door de deelnemers zelf meegebracht.
1.6 Deelname aan een kamp kan vanaf 6 jaar. Er wordt verwacht dat je kind een plantrekker is, en zelfstandig naar toilet kan gaan. Een gezonde dosis zelfstandigheid is mooi meegenomen op dit kamp. Het zelf doen, vragen, ontdekken, etc... daar draait het om. Je kind kan hier vrij spelen, aansluiting vinden met andere kinderen en wordt begeleid als dat nodig is.
1.7 Door de betaling uit te voeren voor een activiteit bij Onder De Eiken vzw bevestig je de algemene voorwaarden gelezen te hebben en verklaar je je akkoord met de algemene voorwaarden.
2. Annulatievoorwaarden
Een aanvraag voor annulatie wordt schriftelijk via e-mail doorgegeven naar info@onderdeeiken.be en is pas definitief na schriftelijke bevestiging.
2.1 Bij een betaald kamp of betaalde activiteit heeft u twee keuzes. Ofwel wordt het inschrijfgeld overgezet naar een ander beschikbaar kamp of activiteit naar keuze of omgezet in een tegoedbon voor een andere activiteit Onder De Eiken vzw. Ofwel vraag je een terugbetaling en wordt standaard een annulatie- en transactiekost van €12 afgehouden van het betaalde bedrag.
2.2 Bij annulatie door ziekte/ongeval: met een medisch bewijs kan Onder De Eiken vzw het inschrijfgeld terugstorten en dit binnen de twee weken. Hiervoor wordt een annulatie- en transactiekost van 12 euro afgehouden op het betaalde inschrijfbedrag.
2.3 Bij uitzonderlijke omstandigheden (bv. pandemie, stormweer,…) of bij te weinig inschrijvingen kan een kamp of activiteit door Onder De Eiken VZW geannuleerd worden of wijzigen van locatie. Het betaalde inschrijfbedrag wordt bij annulatie gerestitueerd binnen 14 dagen na de melding.
2.4 Bij aanvraag van een feest en verhuur terrein wordt een voorschot van 100 EUR betaald.
Onder De Eiken behoudt het recht om het feest te annuleren wegens overmacht, stormweer of ziekte van de organisator. Als de aanvrager het feest annuleert wegens een reden die buiten het toedoen van Onder De Eiken valt, dan wordt het voorschot behouden voor de gedane kosten en reeds geleverde prestaties.
2.5 Bij annulatie feest of terreinverhuur door de aanvrager ten minste 30 dagen voor de verhuurdatum, wordt er geen annuleringsvergoeding aangerekend en het voorschot terugbetaald. Annuleer je later of meld je de annulering niet, dan wordt het betaalde voorschot ingehouden. Indien er geen voorschot is betaald, betaal je een compensatie van 50% van de afgesproken huurprijs.
3. Schade, ongevallen en modaliteiten
Alle kinderen zijn tijdens een activiteit verzekerd tegen lichamelijke ongevallen.
3.1 Om de tussenkomst van een ziekenfonds te verkrijgen dient de deelnemer het attest reeds ingevuld af te geven bij begin van het kamp. Dit zal tegen het einde van het kamp ingevuld worden en terugbezorgd.
3.2 De kosten (doktersbezoek,…) worden, na tussenkomst mutualiteit, terugbetaald als ze hoger zijn dan het forfaitair bedrag van 25 euro, vastgelegd in onze polis. Hiervoor dienen ook de nodige formulieren aanwezig te zijn.
3.3 Onder De Eiken vzw kan niet verantwoordelijk gesteld worden voor diefstal, verlies en/of schade aan de door de deelnemers meegebrachte persoonlijke voorwerpen.
3.4 Onder De Eiken vzw kan een deelnemer aan een activiteit weigeren. Wanneer een deelnemer tijdens een activiteit door zijn ontoelaatbaar gedrag wordt geweigerd, zal het bedrag overeenkomstig het aantal dagen waarom niet deelgenomen is, terugbetaald worden (min 12 euro administratiekosten per activiteit), binnen 14 dagen na de activiteit.
3.5 Op momenten wanneer ons inclusiebeleid de kwaliteit van onze werking en het welbevinden van andere deelnemers en/of begeleiders in het gedrang brengt, behoudt Onder De Eiken zich het recht in dialoog te gaan met de betrokken partijen en indien nodig het kamp te beëindigen voor deze deelnemer. De ouder/voogd ontvangt een terugbetaling voor de afwezige dagen.
3.6 Toediening medicatie: De ouder/voogd verklaart de toestemming van het geneesmiddel volgens het toedieningsvoorschrift over te dragen aan de begeleider van Onder De Eiken vzw voor zover dit gedurende de uren van de activiteit nodig is. De begeleider verklaart de toediening van het geneesmiddel volgens het voorschrift uit te voeren voor zover dit gedurende de uren van de activiteit nodig is. Hij/zij, of Onder De Eiken vzw, kan niet aansprakelijk worden gesteld voor de mogelijke gevolgen of bijwerkingen die na het toedienen kunnen optreden.
4. Contactgegevens
Bezorgdheden, klachten of feedback kunnen doorgegeven worden aan de verantwoordelijke Ilse Pierard, op het nummer 0497489550. Dit kan ook via het evaluatieformulier dat na elke activiteit wordt verzonden per e-mail of schriftelijk op onderstaand adres:
Onder De Eiken VZW
Breutheide 18
2890 Lippelo
5. Data en privacy
5.1 Onder De Eiken vzw neemt op de kampen foto's van de activiteiten en de deelnemers. Deze foto's kunnen gebruikt worden voor sociale media, de website, de brochure en publicitaire doeleinden. Indien je niet wenst dat een foto van jouw zoon/dochter hiervoor gebruikt wordt, dan kan je dit mondeling doorgeven aan de speelwerker/de verantwoordelijke of meedelen via info@onderdeeiken.be
5.2 De door de ouders/voogd meegedeelde gegevens over het kind worden bij inschrijving verwerkt in het kader van de activiteit en verwijderd binnen de 14 dagen na de activiteit.
5.3 De gegevens van de ouders/voogd worden verwerkt door Onder De Eiken VZW. We bewaren enkel de gegevens die nodig zijn voor administratieve en fiscale doeleinden.
5.4 Inschrijving op een nieuwsbrief is vrijblijvend. Er kan eenvoudig uitgeschreven worden door onderin op de ‘uitschrijven’ link te klikken.
5.5 Privacy informatie over de opslag of verwerking van uw data is steeds op te vragen via de gegevens vermeld onder punt 4. Via hetzelfde adres kan u ook inzage vragen over de beschikbare informatie en deze desgewenst laten aanpassen of laten verwijderen. Indien er een probleem vastgesteld wordt inzake uw privacy of u van oordeel bent dat uw gegevens onrechtmatig verwerkt worden, kan u klacht indienen bij de Belgische Privacy Commissie.